ここでは、
インターネットが不安定で「社外（取引先・顧客）向けリモート会議が中断」した場合の、
”社外の相手に対して”の「適切な説明方法・具体的な説明内容の例」を解説します。
在宅勤務中（リモートワーク中）にインターネットが不安定になり、
リモート会議（ZoomやTeams、Google meet等）が中断してしまうことが、あります。
例えば
- リモート会議で自分の音声や、映像・資料投影が相手に届かない
- リモート会議で相手の音声や、映像・資料投影が自分に届かない
- 雑音や処理落ち、遅延がひどくて、会議にならない
- リモート会議が突然落ちて、その後、リモート会議に再接続できない
等
リモート会議が中断してしまうと、
会議に参加していた相手の時間が無駄になってしまい、
相手に迷惑をかけてしまいます。
次のリモート会議をスムーズに進めるために、
今後もリモート会議に参加していた相手と良好の関係を保つために、
リモート会議に参加していた相手に対して、
「会議が中止となったしまったことのお詫びと状況や今後」について、
伝えましょう。
リモート会議に参加していた相手が、
「上司や社内関連部等、社内の場合」と、
「取引先や顧客等の社外の場合」とで、説明のトーンが異なります。
ここでは、
インターネットが不安定で「社外（取引先・顧客）向けリモート会議が中断」した場合の、
”社外の相手に対して”の「適切な説明方法・具体的な説明内容の例」を解説します。
基本的には、下記記事で解説した
＜「社内向けリモート会議が中断」した場合の、
”社内の相手に対して”の「適切な説明方法・具体的な説明内容の例」＞と同じです。
ただし、社内向けとは異なり、信頼性・誠意・ビジネス的丁寧さが、より求められます。
説明には、フォーマルさと対策の明示が重要になります。
社内向け以上に、「改善の意志」を「ビジネス上ふさわしい丁寧な言葉」で、説明しましょう。
【参考】「社内向けリモート会議が中断」した場合の、
”社内の相手に対して”の「適切な説明方法・具体的な説明内容の例」については、
上記記事で解説しています。併せて、ご参考ください。
適切な説明を行い、相手（取引先・顧客）からの信頼を守りましょう。
リモート会議に参加していた社外（取引先・顧客）への適切な説明方法
インターネット回線が不安定になり、
リモート会議でいきなり画面が固まる・音声が飛んでしまう等で
リモート会議が継続できなくなり中断してしまう。。。
これは、自分の責任ではないですが、リモート会議に参加していた相手に対して、
「回線が悪くて…」とだけ伝えるのは、「説明が不十分」だとみられ、
信頼を失いかねません。
特に相手が社外の取引先・顧客等であれば、
今後の取引先との取引や顧客の評判自体に影響が出かねません。
リモート会議が中断した後の説明は、より丁寧に行いましょう。
リモート会議に参加していた社外メンバーへの適切な説明方法は、
「お詫び＋中断した理由の説明＋再発防止策」のセットで説明することです。
これは、社内向けリモート会議が中断した際の、社内メンバー向けの説明と同じです。
ただし、社内向けとは異なり、信頼性・誠意・丁寧さがより求められます。
そのため、フォーマルさと対策の明示がより重要になります。
説明する際に気を付けるポイントは、次の5点です。
①次回中断しないように「再発防止への行動が進行中であること」を示すこと。
②「再発防止」の技術的な内容は“かみ砕いて”、伝えること。
③誠実に・論理的に・簡潔に伝えること。
④ビジネス上ふさわしい丁寧かつフォーマルな言葉で伝えること。
⑤「改善の意志を示す」ことに重点を置いた、説明内容とすること。
社外（取引先・顧客）に対する伝え方のテンプレートは下記です。
「本日はオンライン接続の不具合により、ご不便をおかけし誠に申し訳ございません。
原因を調査のうえ、再発防止のため、通信環境の強化・機器の見直しを早急に進めております。
今後は安定した環境で対応できるよう整備を進めてまいりますので、何卒ご容赦いただけますと幸いです。」
上記で解説した「説明方法」「ポイント」「テンプレート」を踏まえ、
リモート会議が中断した状況に合わせた説明をしましょう。
具体的な説明内容の例
「具体的な説明内容の例」を３つ紹介します。
併せて、それぞれの「説明でのポイント」を解説します。
インターネットが不安定になり、リモート会議が中断してしまった場合は、
紹介する例と、説明でのポイントを意識して、
会議に参加していた相手に説明しましょう。
接続が途切れてしまった
■説明内容の例
「本日はお時間をいただいていた中、接続不良によりご迷惑をおかけし申し訳ございません。
原因は社内のWi-Fiルーターに一時的な通信障害が発生したためと判明しております。
現在は予備回線の導入と有線接続への切り替えを進めております。
次回以降は万全の環境にて対応させていただきます。」
■説明のポイント
- 「原因の特定」「改善策を対応中」「次回への配慮」をセットにして、説明する。
画面共有中に画面共有が中断してしまった
■説明内容の例
「資料共有の際、画面が停止し大変ご不便をおかけしました。
ご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げます。
現在はより安定した通信機器（Wi-Fi6対応）への更新を社内で進めております。
また必要に応じて説明を録画した資料のご提供等も検討させていただきます。」
■説明のポイント
- 中断に対する補填策（説明を録画した資料の提供等）を添えることで、誠意を示す。
- ITに明るくない相手にも配慮した、わかりやすい表現で説明する。
音声が遅延して、聞き取りづらくなった
■説明内容の例
「会議中に音声の遅延が生じ、誠に申し訳ございません。
地域的なインターネット回線の混雑による影響も一因と見られるため、
IPv6（IPoE方式）対応の安定したインターネット回線への切り替えを進めております。
再発防止に向けて通信体制を見直してまいります。」
■説明のポイント
- 専門用語（IPoE）も簡潔に触れ、具体的な対策を示すことで、再発防止策の信頼性を上げる。
使えるクッション言葉（社外向け）
「クッション言葉」とは、たとえば「恐れ入りますが」など、
あとに続く言葉や主張の「聞こえ方」をマイルドにしたり、
いきなり本題に入る衝撃を和らげたりする効果があるフレーズのことです。
社外（取引先・顧客）の相手に対して説明する際に、
使いやすいクッション言葉を2例紹介いたします。
- 「ご不便をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます」
- 「今後このようなことがないよう、改善に努めてまいります」
リモート会議が落ちる「３つの原因」
社外（取引先・顧客）の相手に対して、具体的な改善策を示すためにも、
リモート会議が落ちる「原因」を把握しましょう。
また、原因を把握して、原因に対して効果的な対策をとることで、
リモート会議が落ちて中断する今後の可能性を、下げることができます。
（「原因」は、＜リモート会議でネットが切れた時の「適切な説明方法・説明内容例」（対上司・社内関連部向け）＞の記事で解説した内容と同じです。「原因」に対して、確実に対策をしましょう）
| 原因 | 内容 | 対策 |
|---|---|---|
| Wi-Fiの電波が弱い | Wi-Fiルーターと作業場所が遠い・壁が多い | 中継器やメッシュWi-Fiを設置 |
| 同時接続が多い | 家族のスマホ・テレビ・タブレットが、Wi-Fiルーターとの接続数やデータ容量（帯域）を占有 | ルーターと有線LANケーブルで接続、もしくは、性能の高い最新ルーターを利用 |
| 家からプロバイダまでの回線や、プロバイダの設備が混雑 | 夜や平日昼に回線速度が落ちる・通信の遅延（タイムラグ）が発生する | IPv6（IPoE方式）対応で通信が安定している光回線（プロバイダ）へ乗り換え |
「実際に効果の高い、具体的な対策」を、この後詳しく説明します。
実際に効果が高い具体的対策3つ（通信を安定させる対策）
インターネットが不安定となり、リモート会議が落ちることに対して、
実際に効果が高い対策を、具体的に3つ解説します。
（「効果が高い具体的対策」は、＜リモート会議でネットが切れた時の「適切な説明方法・説明内容例」（対上司・社内関連部向け）＞の記事で解説した内容と同じです。
「効果が高い具体的対策」を確実に実行しましょう）
解説する対策を実施し、インターネット接続を安定させましょう。
対策1. 有線LANに切り替える
Wi-FiルーターとのWi-Fi接続の不安定さは、
物理的な距離や、壁等の電波の遮蔽物による影響が大きいです。
パソコンとルーターとの間をWi-Fiの電波ではなく、
LANケーブルで直接つなぐことで、通信は安定します。
対策2. メッシュWi-Fiで家中どこでも安定通信
家の中に壁やドアが多い場合は、Wi-Fiの電波は遮られ、届きにくくなります。
そんな時は、Wi-FiルーターからのWi-Fiの電波が届く範囲を広げ、
家全体をカバーする、メッシュWi-Fiが有効です。
【メッシュWi-Fi対応Wi-Fiルーターの例】
対策3. インターネット回線自体を見直す：家からプロバイダまでの回線や、プロバイダの設備自体の混雑を回避
日中の会議が多い時間帯や夜に、毎回インターネット接続が不安定になったり遅くなる場合、
今のインターネット回線やプロバイダに原因がある可能性があります。
家からプロバイダまでの回線や、プロバイダの設備自体が混雑して、通信が不安定になっています。
IPv6（IPoE）対応の光回線（プロバイダ）なら混雑の回避に有効です。
「IPv6（IPoE）対応」で、かつ、「通信が安定している」光回線（プロバイダ）を利用しましょう。
「IPv6（IPoE）対応」で、かつ、「通信が安定している」おすすめの光回線（プロバイダ）は
次の５つです。
下に挙げた5つは、在宅勤務として「安定して使える光回線（プロバイダ）」です。
| 回線名 | 月額料金 （税込） | IPv6(IPoE)対応 | Ping値の 良さ | 特徴 | HP |
|---|---|---|---|---|---|
| NURO光 | 2ギガプラン ■戸建て： 3年間 3,980円、 4年目以降5,200円 ■マンション： 2年間 3,850円、 3年目以降3,850円 | 対応 （v6プラス同等の独自対応） | ★★★★★ | ・NTT東西のフレッツ光回線を借用して利用しておらず、So-net独自で光回線を提供しているため、とても安定 ・提供エリアが限定的（主に関東・東海・関西等の都市部） |
 |
| GMOとくとくBB光 | 1ギガプラン ■戸建て：5,390円 ■マンション： 4,290円 | 対応 （v6プラス） | ★★★★☆ | ・NTT東西のフレッツ光回線を利用している ・全国エリアで提供 |
 |
| ドコモ光 | 1ギガプラン ■戸建て：5,720円 ■マンション： 4,400円 | 対応 （v6プラス） | ★★★★☆ | ・NTT東西のフレッツ光回線を利用している ・全国エリアで提供 |
 |
| auひかり | 1ギガプラン ■戸建て：5,610円 ■マンション： 4,455円 | 対応 （v6プラス同等の独自対応） | ★★★★☆ | ・KDDI独自の光回線（KDDI独自網） を利用しているため安定 ・提供エリアが限定的（主に関東・東海・関西等） |
 |
| SoftBank光 | 1ギガプラン ■戸建て：5,720円 ■マンション： 4,180円 | 対応 （v6プラス同等だが、IPv6高速ハイブリッドという名称で提供） | ★★★★☆ | ・全国エリアで提供 |
 |
1ギガプラン、2ギガプラン、10ギガプラン等複数のプランをもつ光回線がありますが、
在宅勤務で通常利用するにあたっては、基本の1ギガプランや、2ギガプランで問題ありません。
10ギガプラン等のプランについては、基本の1ギガプランや、2ギガプランを利用してみて、
不満を感じた場合に、切り替えを検討しましょう。
■＜「IPv6（IPoE）対応」で、かつ、「通信が安定している」光回線（プロバイダ）＞について、
下記記事で詳しく解説しています。併せて、参照してください。
まとめ
リモート会議でインターネット接続が不安定になり、リモート会議が中断することは、
誰にでも起こりうることです。
しかし、リモート会議が中断した後に「どう説明するか」で、
リモート会議に参加していた相手からの信頼性や評価が大きく変わります。
特に、相手が社外の取引先・顧客等であれば、今後の取引先との取引や顧客の評判自体に影響が出かねません。
リモート会議が中断した後の説明は、より丁寧により適切に行いましょう。
インターネット接続が不安定になり、リモート会議が中断してしまった場合は、
参加していた相手に対して、次の説明をしましょう。
■説明する内容： 「お詫び＋中断した理由の説明＋再発防止策」
■説明する際のポイント：
①次回中断しないように「再発防止への行動が進行中であること」を示すこと。
②「再発防止」の技術的な内容も“かみ砕いて”伝えること。
③誠実に・論理的に・簡潔に伝えること。
④ビジネス上ふさわしい丁寧かつフォーマルな言葉で伝えること。
⑤「改善の意志を示す」ことに重点を置いた、説明内容とすること。
社内向けとは異なり、社外向けには、信頼性・誠意・丁寧さがより求められます。
そのため、フォーマルさと対策の明示がより重要になります。
■次回中断しないようにするための「具体的な対策」：
①ルータまで有線LAN接続 or メッシュWi-Fiで、家の中の接続を物理的に安定化
②「IPv6（IPoE）対応」で、かつ、「通信が安定している」光回線（プロバイダ）を利用して
家～プロバイダ（インターネット）までの通信を安定化
■「安定している光回線」と、「安定しているネット回線の条件」：
下記記事にて詳細を解説しています。
インターネット接続が不安定になり、リモート会議等で仕事に影響がでないよう、
できる備えは、前もっと備えておきましょう。
リモート会議に参加していた相手（取引先・居客）に対して適切な説明を行い、
相手からの信頼を守りましょう。
コメント